Iespējams, viena no labākajām Smartsheet funkcijām ir projektu atskaišu veidošana. Ļaujot projektu vadītājiem strādāt ar datiem no dažādām lapām vienā skatā, var ietaupīt laiku. Tomēr šis process var šķist sarežģīts tiem, kuri nekad nav sagatavojuši atskaites vai tikko sākuši lietot Smartsheet. Ja piederat kādai no divām kategorijām, esat nonācis īstajā vietā.
Šajā detalizētajā rokasgrāmatā mēs jums pastāstīsim visu, kas jums jāzina par pārskata izveidi programmā Smartsheet. Jūs pametīsit, zinot, kādi ir dažādie pārskatu veidi un kā katru no tiem konfigurēt.
Kā izveidot pārskatu Smartsheet datorā?
Katram veiksmīgam projektu vadītājam ir jāzina, kā efektīvi veikt vairākus uzdevumus. Sekošana līdzi notiekošajiem uzdevumiem, iknedēļas izpārdošanas vai citiem projektiem var būt biedējoša bez savlaicīgas atskaites par katru no šīm darbībām. Pārskati ir īpaši noderīgi, lai atbildētu uz biznesa pamatjautājumiem un pārvaldītu un sekotu līdzi darbplūsmai.
Varat rediģēt, apkopot vai kārtot visus pārskata datus. Kad esat to veiksmīgi izveidojis, varat to nosūtīt, kopīgot vai publicēt saviem kolēģiem vai ieinteresētajām personām.
Smartsheet datora pārlūkprogrammas lietotnē varat izveidot divus pamata pārskatu veidus: rindu un lapu kopsavilkuma pārskatus.
Rindu pārskati uzreiz uzkrāj rindu datus no dažādām lapām. Pateicoties šiem pārskatiem, varat iegūt pārskatu par visiem nepabeigtiem uzdevumiem, maksājumiem, kas netika izpildīti, vai jebkuru citu informāciju, kas sakārtota rindās.
Lapas kopsavilkuma atskaite parāda kopsavilkuma lauka informāciju dažādās lapās. Tas ir lielisks rīks, lai iegūtu detalizētu pārskatu par dažādiem projektiem.
Varat izveidot rindu un kopsavilkuma pārskatus, izmantojot pārskatu veidotāju darbvirsmas pārlūkprogrammas Smartsheet programmā. Šis process ietver diezgan dažus soļus, taču tie būs vienkārša tiem, kas rūpīgi ievēro tālāk sniegtos norādījumus.
Rindas pārskats
1. darbība. Rindu pārskata izveide
- Piesakieties savā Smartsheet pārlūkprogrammas kontā savā darbvirsmā.
- Dodieties uz zīmi Izvēlne loga augšējā kreisajā stūrī.
- Noklikšķiniet uz pluszīmes, lai atvērtu risinājumu centru.
- Kreisajā sānjoslā noklikšķiniet uz "Izveidot".
- No parādītajām opcijām izvēlieties "Ziņot".
- Tiks parādīts uzvednes logs, kurā tiks lūgts nosaukt atskaites nosaukumu un izvēlēties pārskata veidu.
- Izvēlieties "Rindu atskaite" un noklikšķiniet uz "OK".
Tagad jums būs jākonfigurē pārskats, lai varētu to izmantot.
2. darbība: rindu pārskata konfigurēšana
Izmantojiet augšējās rīkjoslas cilnes, lai konfigurētu rindu pārskatu. Varat konfigurēt: Avota lapas, Parādāmās kolonnas, Filtra kritēriji, Grupēšana, Apkopošana, Kārtot. Piemēram, cilnē Filtra kritēriji varat izvēlēties nosacījumus, ko rādīt pārskatā. Varat filtrēt pēc komentāriem, nodaļas, apraksta, piešķirtā un daudz ko citu.
3. darbība: rindu pārskata rezultātu kārtošana
Būtiska rindas pārskata izveides sastāvdaļa ir rezultātu kārtošana pēc laukiem:
- Rīkjoslas izvēlnē noklikšķiniet uz sadaļas "Kārtot".
- Izvēlieties lauku, pēc kura kārtot pārskatu.
- Atlasiet “Kārtot dilstošā secībā” vai “Kārtot augošā secībā”, lai kārtotu rezultātus.
Ja vēlaties pievienot citus kārtošanas kritērijus, noklikšķiniet uz opcijas “Kārtot pēc citas kolonnas”. Pārskatu rezultātus var kārtot ne vairāk kā pēc trim laukiem.
Kā izveidot pārskatu Smartsheet iPhone lietotnē?
iPhone lietotne Smartsheet ļauj piekļūt informācijai un rediģēt to visās pieejamajās lapās un pārskatos. Tas var būt īsts glābiņš, kad atrodaties ārpus datora un saņemat improvizētu datu konfigurācijas uzdevumu, kas jāveic nekavējoties.
Tomēr mobilā lietotne Smartsheet neļauj lietotājiem izveidot jaunus pārskatus. Kā ieteikts viņu vietnē, vislabāk ir izmantot lietotni ar iepriekš iestatītiem pārskatiem vai izklājlapām. Lai izveidotu pārskatu vai izveidotu automatizāciju, lietotu formulas un citas administratīvās izmaiņas, izmantojiet darbvirsmas versiju. Varat veikt izmaiņas tālruņa kolonnās, ja esat lapas administrators vai īpašnieks.
Kā izveidot pārskatu Android lietotnē Smartsheet?
Piekļuve Smartsheet pārskatiem Android ierīcē var būt pārsteidzoši ērta, it īpaši, ja jūsu dators nav sasniedzams. Diemžēl Android lietotne Smartsheet joprojām neatbalsta jaunu pārskatu izveidi.
Jebkurā laikā varat piekļūt visiem savas darbvietas pārskatiem, izmantojot savu Android ierīci. Varat arī rediģēt slejas, ja esat pārskata īpašnieks vai administrators. Jaunu atskaišu, lapu izveidi vai darbu ar jebkādām administratīvajām izmaiņām vislabāk var veikt Smartsheet darbvirsmas versijā.
Kā izveidot kopsavilkuma pārskatu programmā Smartsheet?
Kopsavilkuma atskaites izveide ļauj komandām vienuviet uzkrāt konkrētus kopsavilkuma laukus no dažādām lapām. Tādējādi ikviens var pamanīt svarīgu informāciju un datus portfeļa līmeņa skatā. Pēc tam varat viegli apvienot datus grupās, apkopot informāciju, izmantojot funkcijas, un daudz ko citu.
Lūk, kas jums jāzina pirms kopsavilkuma pārskata izveides programmā Smartsheet:
- Kopsavilkuma laukiem visās lapās, kuras plānojat iekļaut, ir jābūt konsekventi nosauktiem. Lietotne izslēgs informāciju konkrētam kopsavilkumam, ja būs kaut mazākās atšķirības starp atstarpēm vai pareizrakstību.
- Izmantojiet vienus un tos pašus lauku tipus visiem kopsavilkumiem, kuros tiek uzkrāti vienādi dati. Ja, piemēram, apkopojat naudas informāciju, vēlaties, lai visām kolonnām būtu valūtas formāts. Tas palīdzēs izvairīties no pārskata kolonnu dublikātiem. Ja daži lauki būtu tikai skaitļi, bet citi - valūtas, jūs iegūtu divas kolonnas — viena katram lauka veidam.
Tālāk ir norādīts, kā programmā Smartsheet izveidot kopsavilkuma pārskatu.
- Darbvirsmas pārlūkprogrammā palaidiet lietotni Smartsheet.
- Virzieties uz izvēlņu joslu augšējā labajā stūrī. Tā ir izvēlne ar trim horizontālām līnijām.
- Atlasiet “Risinājumu centru”, kas tiek rādīts kā plus zīme.
- Noklikšķiniet uz pogas "Ziņot".
- Tiks parādīta uzvedne ar aicinājumu piešķirt pārskatam nosaukumu un atlasīt pārskata veidu.
- Izvēlieties opciju “Lapas kopsavilkuma pārskats”.
- Nospiediet "OK".
- (Neobligāti, to var izdarīt vēlāk) Sadaļā “Avota lapas” atlasiet avota lapas, kuru lapu kopsavilkuma laukus vēlaties iekļaut.
- (Neobligāti, to var izdarīt vēlāk) Sadaļā “Rādāmie lauki” norādiet parādāmās kolonnas. Šie ir kopsavilkuma lauki, kurus vēlaties pievienot.
Lapas kopsavilkuma pārskatu varat pievienot tieši informācijas panelim, izmantojot pārskata logrīku. Varat arī vizualizēt pārskata datus diagrammās vai diagrammās un atvieglot saviem kolēģiem piekļuvi informācijai.
Lai izveidotu visu iekļauto datu portfeļa skatu, jums ir jādefinē, kāda informācija jāiekļauj kopsavilkuma pārskatā. To var izdarīt, pārvietojoties rīkjoslas iestatījumos:
- Avota lapas: norādiet, kuru lapu un lapas kopsavilkumu iekļaut pārskatā.
- Parādāmās slejas: atlasiet kopsavilkuma lauku, ko iekļaut pārskatā.
- Filtra kritēriji: iestatiet pārskatā redzamās informācijas parametrus.
- Grupa: sakārtojiet rindas, grupējot līdzīgus datus loģiskās klasifikācijās.
- Apkopojiet: izņemiet galveno ziņojuma informāciju.
- Kārtot: izvēlieties, kā kārtot pārskata kopsavilkuma datus.
Lai lietotu visas šīs izmaiņas, lietotnes loga augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz Saglabāt. Pēc tam varēsit skatīt visu informāciju, kas atbilda iepriekš atlasītajiem kritērijiem.
Kā izveidot statusa pārskatu programmā Smartsheet?
Statusa ziņojumi palīdz apkopot kopējo projekta progresu, un to galvenais mērķis ir informēt visus par notiekošajām izmaiņām un iespējamiem riskiem vai šķēršļiem. Par laimi Smartsheet ir daudz bezmaksas veidņu, kuras varat izmantot, lai izveidotu detalizētu statusa ziņojumu. Jūs varat tos atrast šajā lapā.
Varat arī izveidot savu statusa ziņojumu un iedvesmai skatīt tikai veidnes. Šeit ir dažas pamata sadaļas, kas jāiekļauj savā statusa pārskatā.
- Projekta nosaukums. Šeit jūs ierakstāt projekta nosaukumu. Nosaukumam ir jābūt pietiekami skaidram visām ieinteresētajām personām, kuras varētu apskatīt statusa ziņojumu.
- Projektu menedžeris. Par projektu atbildīgās personas vārds.
- Projekta periods. Laika periods, ko aptver projekts.
- Pabeigšanas datums. Šeit jāieraksta projekta izpildes datums. Ja nav precīza izpildes datuma, varat uzrakstīt paredzamo.
- Budžets. Kāds ir jūsu projekta budžeta statuss? Šeit jūs ievadāt, vai tas ir mērķēts vai nē.
- Grafiks. Šeit jūs pierakstāt sava projekta grafika statusu. Vai ir kādi šķēršļi, vai pagaidām viss ir uz pareizā ceļa?
- Kvalitāte. Šeit varat ievadīt, vai projekts ir veiksmīgs vai sliecas uz risku.
- Darbības joma. Pierakstiet projekta apjomu un to, vai sākotnējais bija pārāk liels vai mazs.
- Riski. Uzrakstiet par visiem riskiem, ar kuriem saskārās jūsu projekts. Kāds ir viņu statuss tagad?
- Ceļu šķēršļi. Norādiet visus citus šķēršļus, kas varētu traucēt jūsu projektam.
Šīs sadaļas būs vairāk nekā pietiekami, lai izveidotu skaidru pārskatu, kurā ir uzskaitīti visi projekta panākumu posmi.
Pārskata izveide programmā Smartsheet
Lai nodrošinātu detalizētu, kompaktu un laiku taupošu darbplūsmu, ir svarīgi izveidot atskaites, lai izsekotu projekta progresam. Apvienojot datus no vairākām lapām vienā portfeļa skatā, varat viegli koplietot galveno informāciju ar ieinteresētajām personām. Izmantojot Smartsheet, jūs to varat izdarīt. Cerams, ka pēc mūsu rokasgrāmatas izlasīšanas jūs pats varēsit izveidot atskaites programmā Smartsheet.
Kurš atskaites veids jums šķiet īpaši noderīgs projektu vadībai? Dalieties savās domās un pieredzē tālāk sniegtajā komentāru sadaļā.