1. attēls no 9
Kad runa ir par ikdienas dokumentu iznīcināšanu, reti ir nepieciešams doties tālāk par Word cilni Sākums. Taču saskarnē ir daudz papildu rīku, kas gaida atklāšanu. Šīs funkcijas nav īsti “slepenas”, taču daudzi lietotāji tās nekad neatrod – un tās var ietaupīt jūsu laiku un pūles.
Tālāk ir aprakstītas mūsu 20 populārākās funkcijas, kuras programmā Word ir viegli aizmirst. Daudzi no tiem ir bijuši programmā Word jau desmit gadus vai ilgāk, un tos var atrast Word XP un Word 2003 izvēlnēs, taču mēs koncentrēsimies uz lentes saskarni no Word 2007 un jaunākām versijām, kas galu galā tika izgudrotas, lai palīdzētu lietotāji atrod programmatūras ezotēriskākas funkcijas.
1. Atlasiet Līdzīgs formatējums
Ideālā pasaulē katram dokumenta elementam būtu piešķirts stils. Bet, ja esat paļāvies uz lokālo formatējumu, joprojām ir viegli veikt globālas izmaiņas. Rediģēšanas sadaļā, kas atrodas cilnes Sākums labajā malā, ir iekļauta ērta opcija “Atlasīt visu tekstu ar līdzīgu formatējumu”. Tas ļauj viegli izcelt visus savus ad hoc virsrakstus, parakstus utt. un vienā rāvienā pielāgot to izskatu vai piemērot stilu vieglākai pārvaldībai nākotnē.
2. Starpliktuves panelis
Starpliktuves panelis piedāvā ērtu veidu, kā starpliktuvē vienlaikus saglabāt vairākus elementus. Noklikšķiniet uz mazās uznirstošās ikonas cilnes Sākums sadaļā Starpliktuve, lai to atvērtu. Tiek saglabātas līdz 24 nesen veiktajām izgriešanas un kopēšanas darbībām, un jūs varat noklikšķināt uz jebkuras no tām, lai to ielīmētu ievietošanas vietā. Nolaižamajā izvēlnē Opcijas apakšā varat kontrolēt, kad tiek parādīts starpliktuves panelis; viena no iespējām ir parādīt to, divreiz nospiežot Ctrl+C.
3. Tulkot
Word apskats | Tulkošanas funkcija nosūta jūsu dokumenta tekstu uz Microsoft Translator tīmekļa lapu un parāda tulkojumu pārlūkprogrammas logā. Programmā Word 2010 un 2013 varat arī aktivizēt Review | Tulkot | Mini tulkotājs, kas parāda spoku rīka padomu, kad virzāt kursoru virs atlasītās teksta daļas; pārvietojiet kursoru uz tā, lai redzētu uznirstošo tulkojumu izvēlētajā valodā. Ir pieejamas desmitiem valodu, no kurām izvēlēties: pārlūkojiet tās, nolaižamajā izvēlnē Tulkot atlasot Izvēlēties tulkošanas valodu.
4. Kernings
Profesionālā galddatoru izdevējdarbības programmatūra atbalsta atzarošanu — selektīvu atstarpju pielāgošanu starp rakstzīmēm, lai padarītu tekstu estētiskāku. Word to nedara pēc noklusējuma, taču to var ieslēgt, cilnes Sākums sadaļā Fonts noklikšķinot uz uznirstošās ikonas un atzīmējot izvēles rūtiņu “Kerning for fonts”; ievadiet minimālo punktu izmēru lodziņā pa labi. Tomēr, ja maziem fontiem izmantojat atzarojumu, var šķist, ka burti darbojas kopā, kas samazina lasāmību.
Vienkāršākai piekļuvei izmantojiet īsinājumtaustiņu CTRL+D vai CMD+D Mac datorā. Šis īsinājumtaustiņš novirzīs jūs tieši uz ekrānu Fonti neatkarīgi no tā, kuru versiju izmantojat. Tiem, kuri izmanto Word 2007 vai vecāku versiju, būs jāatzīmē opcija Rakstzīmju atstarpes. Ja izmantojat jaunāku versiju, uznirstošā loga augšdaļā atlasiet cilni Papildu, kā parādīts iepriekš.
5. Ievietojiet diagrammu
Ja vēlaties dokumentā iekļaut Excel diagrammu, jums nav jāatstāj Word. Izvēloties Ievietot | Programmā Word diagramma atvērs miniatūru Excel skatu, kurā varat rediģēt vai importēt savus datus. Kad esat pabeidzis, vienkārši aizveriet Excel logu — programmā Word tas tiks parādīts diagrammas veidā. Word loga augšdaļā esošās cilnes Diagrammas rīki sniedz jums pilnīgu kontroli pār diagrammas noformējumu un izskatu, tāpēc nav nepieciešams manuāli palaist programmu Excel.
6. SmartArt
SmartArt palīdz ilustrēt procesus un attiecības, izmantojot gandrīz 200 iepriekš izstrādātus izkārtojumus piramīdas organizācijām, cikliem, hierarhijām, matricām un citiem. Lai to izmantotu programmā Word, vienkārši noklikšķiniet uz Ievietot | SmartArt un atlasiet veidni. Pēc tam parādītajā peldošajā panelī ierakstiet etiķetes un velciet turētājus, lai mainītu SmartArt izmēru. Ja vēlaties, lai tas peld virs jūsu dokumenta, varat to viegli sasniegt, izveidojot tekstlodziņu (izmantojot Ievietot | Tekstlodziņu) un ievietojot tajā SmartArt.
7. Ievietojiet ekrānuzņēmumu
Ja rakstāt pamācību vai vienkārši vēlaties vienkārši iekļaut savā dokumentā attēlu no citas programmas, varat paņemt kādu Windows darbvirsmas apgabalu, atlasot Ievietot | Ekrānuzņēmums; nolaižamajā izvēlnē varat tieši importēt jebkuru atvērtu logu kā attēlu. Varat arī atlasīt opciju Ekrāna izgriešana, lai vilktu taisnstūri ar peli un uzņemtu pielāgotu ekrāna apgabalu.
8. Ievietojiet ātrās daļas
Uzņēmumiem bieži ir jāizveido vēstules un dokumenti, kas satur standarta elementus vai rindkopas, piemēram, adresi. Var palīdzēt Word automātiskā teksta funkcija. Atlasiet teksta fragmentu un pēc tam atlasiet Ievietot | Ātrās daļas | Automātiskais teksts | Saglabāt atlasi automātiskā teksta galerijā. Tagad varat atkārtoti ievietot šo tekstu jebkurā dokumentā, atlasot to sadaļā Ievietot | Ātrās daļas | Automātiskā teksta izvēlne. Varat arī iestatīt ātrās daļas elementiem, piemēram, uzņēmuma nosaukumam un e-pasta adresei, un veidojošo bloku organizētājā varat iestatīt arī ātrās piekļuves veidnes un objektus.
Ņemiet vērā, ka šī opcija nav pieejama Mac lietotājiem rakstīšanas laikā.
9. Defise
Ļaujot nepāra vārdam izplūst divās rindās, var uzlabot dokumenta izskatu. Tas var novērst, ka jūsu labā mala kļūst pārāk nobružāta, vai arī pilnībā pamatotā tekstā tas var novērst lielu atstarpes “salu” parādīšanos starp katru vārdu. Word pēc vajadzības var automātiski defisēt vārdus, taču šī funkcija pēc noklusējuma ir izslēgta: lai to iespējotu, dodieties uz cilni Lapas izkārtojums un atlasiet Defise | Automātiski.
10. Rindu numuri
Ja atsaucaties uz kodu, juridiskiem dokumentiem vai pat dzeju, iespējams, vēlēsities numurēt rindiņas, lai tās būtu vieglāk izmantot. Word numurētā saraksta rīks piemēro atkāpes iestatījumus, kas var nebūt tie, ko vēlaties: atlasiet Lapas izkārtojums | Tā vietā rindu numuri un Word dokumenta piemalē izmantos kārtīgu numerāciju. Pēc noklusējuma rindu numerācija tiek lietota visam dokumentam, taču jūs varat likt tam izlaist atlasīto tekstu, izvēloties Rindu numuri | “Apspiest pašreizējai rindkopai”.
11. Ciparparaksti
Ne vienmēr ir skaidrs, vai digitālais dokuments ir autentisks oriģināls. Lai parakstītu dokumentu ar personīgo šifrēšanas atslēgu, atveriet cilni Fails (vai lodziņu programmā Word 2007), atlasiet Aizsargāt dokumentu un izvēlieties "Pievienot ciparparakstu"; pirms paraksta pievienošanas jums tiks piedāvāts saglabāt dokumentu. Paraksts tiks automātiski anulēts, ja dokuments tiks mainīts, tāpēc tā esamība ir autentiskuma garantija. Ja vēlaties uzaicināt kādu citu parakstīt dokumentu, atveriet cilni Ievietot un sadaļā Teksts atlasiet Paraksta rindiņa.
12.Ūdenszīme
Kad izplatāt dokumenta melnrakstu vai kopīgojat kaut ko privātu ar darba kolēģi, ir lietderīgi lapai pievienot ūdenszīmi, lai vienā mirklī redzētu, kāda veida dokuments tas ir. Ūdenszīme nolaižamajā izvēlnē, kas atrodas cilnē Lapas izkārtojums, ar diviem klikšķiem varat pievienot lielu pelēku ūdenszīmi ar uzrakstu “DRAFT”, “CONFIDENTIAL” vai “URGENT”. Atlasiet Pielāgota ūdenszīme, lai ievietotu savu tekstu vai attēlu.
Mac lietotājiem būs jāizmanto cilne Ievietot datora ekrāna augšdaļā, lai piekļūtu opcijai Ūdenszīme.
13. Atsauces
Akadēmiskajos darbos Word var arī palīdzēt pārvaldīt citātus. Cilnē Atsauces ir pieejama poga Pārvaldīt avotus; šeit varat ievadīt informāciju par katru darbu, uz kuru atsaucaties, un pēc tam ievietot atsauces uz tiem, noklikšķinot uz nolaižamās izvēlnes Ievietot citātu. Varat izvēlēties citātu formātu no 14 atzītiem stiliem, tostarp APA un MLA standartiem, un beigās varat izveidot bibliogrāfiju ar vienu klikšķi.
14. Makro
Office skriptu interfeiss ir maigi izsakoties izsmalcināts, taču, ja vēlaties automatizēt vienkāršu, atkārtotu uzdevumu, nav jāievada koda rindiņa. Cilnē Skats noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes Makro un atlasiet Ierakstīt makro. Atvērtajā dialoglodziņā izvēlieties pogu vai īsinājumtaustiņu (neaizmirstiet noklikšķināt uz Piešķirt, lai apstiprinātu savu izvēli); pēc tam veiciet uzdevumu, kuru vēlaties automatizēt. Kad esat pabeidzis, atgriezieties nolaižamajā izvēlnē un atlasiet Beigt ierakstīšanu. Tagad jebkurā brīdī nospiežot izvēlēto pogu vai taustiņu kombināciju, tiks atkārtotas ierakstītās darbības.
15. Kontūras skats
Ja izmantojat programmu Word lielam projektam, piemēram, koledžas disertācijai vai romānam, var būt noderīgi sadalīt dokumentu sadaļās un apakšsadaļās. Dodieties uz Skatīt | Outline, lai piekļūtu hierarhiskam displejam, kas ļauj atzīmēt virsrakstus un sakļaut pamattekstu zem tiem; tas sniedz skaidru pārskatu par jūsu dokumentu, kuru var bez piepūles pārkārtot, pārvietojot sadaļas. Varat arī apkopot vairākus dokumentus vienā pamatprojektā: noklikšķiniet uz Rādīt dokumentu cilnes Struktūra sadaļā Pamatdokuments, lai importētu vai izveidotu apakšdokumentus.
16. Lapas krāsa
Ja vēlaties, lai jūsu dokuments izceltos, varat izmantot lapu izkārtojumu | Lapas krāsas nolaižamā izvēlne, lai lietotu fona mazgāšanu; atlasiet Fill Effects un varat pievienot modeļus un faktūras. Aizpildījumi un raksti tiek automātiski lietoti visām jūsu dokumenta lapām. Turklāt, lai gan jūs tos varat redzēt ekrānā, tie netiek drukāti, tāpēc tie netraucēs jūsu drukāto kopiju lasāmību.
Daži lietotāji var atrast lapu krāsu atlasi cilnē Dizains atkarībā no Microsoft Word versijas un izmantotās sistēmas.
17. Ievietot indeksu
Trešā noderīga funkcija ilgākiem darbiem ir iespēja automātiski ģenerēt indeksu. Lai izmantotu šo funkciju, vispirms tekstā jāatzīmē savas atsauces, atlasot attiecīgo vārdu vai frāzi, pēc tam noklikšķinot uz Atsauces | Ievietojiet indeksu. Kad esat atzīmējis visus virsrakstus, noklikšķiniet uz Ievietot indeksu, lai izveidotu rādītāju. Tajā būs atsauces uz jūsu atzīmētajiem gadījumiem un pašatjaunojošas saites uz lapu numuriem, kuros tie ir redzami.
18. Apvienot un salīdzināt dokumentus
Word var automātiski salīdzināt vai apvienot divus dokumentus: rīks ir pieejams sadaļā Pārskatīšana | Salīdzināt. Ja vēlaties darbu veikt pats, noklikšķiniet uz Skatīt | Skatīt blakus; tas automātiski novietos jūsu dokumentus blakus viens otram ar identiskiem tālummaiņas faktoriem, lai jūs varētu viegli skatīties uz priekšu un atpakaļ starp tiem. Ja noklikšķināsit uz pogas Sinhronā ritināšana, tie pat ritinās uz augšu un uz leju bloķēšanas solī, kad pārvietojat kursoru vai velkat ritjoslu.
19. Dokumentu inspektors
Preses darbinieki un ierēdņi iepriekš ir nonākuši karstā ūdenī, lai izplatītu dokumentus ar sensitīvu informāciju, kas iegulta viņu metadatos vai kuru var atgūt, izmantojot Word opciju Track Changes. Nepieļaujiet to pašu kļūdu: cilnes Fails sadaļā Informācija (vai Office 2007 sadaļā Orb) nolaižamajā izvēlnē “Sagatavot koplietošanai” ir atlasītas opcijas, kas ļauj pārbaudīt slēpto informāciju (un apstipriniet saderību ar citiem Word izdevumiem).
20. Pielāgojiet lenti
Lentes interfeiss tika izstrādāts tā, lai tas būtu stabilāks nekā īpaši pielāgojamais Office 2003 interfeiss. Tomēr, ja atlasāt Fails | Iespējas | Pielāgojiet lenti, varat tai pievienot jaunas funkcijas un noņemt tās, kuras nevēlaties redzēt. Varat pievienot funkcijas, kas parasti netiek rādītas vispār — ir noderīga izvēle “Komandas nav lentē” — un pat izveidot savas cilnes. Ja tas ir pārāk sarežģīti, varat pielāgot ātrās piekļuves rīkjoslu, kas parādās ekrāna augšdaļā, izmantojot mazo nolaižamo bultiņu tās labajā galā.
